Ce que nous automatisons le plus souvent

Les cas rentables sont rarement spectaculaires. Ce sont des tâches répétitives, bornées, à fort volume, avec des règles claires et des données récupérables.

Préfacturation par lecture de documents

Déclencheur : réception d'un bon de livraison ou d'un relevé fournisseur en PDF.

Traitement : extraction par OCR, rapprochement avec la commande, détection des écarts de quantité ou de prix, rédaction d'un courriel de contestation soumis à validation humaine.

Pourquoi ça marche : la tâche est fréquente, mesurable, et l'erreur coûte de l'argent réel. La validation humaine reste dans la boucle sur les écarts.

Tri et qualification de boîte mail

Déclencheur : arrivée d'un message sur une adresse générique.

Traitement : classement par type de demande, extraction des pièces jointes vers le bon dossier, brouillon de réponse à partir de la base de connaissance interne.

Point d'attention : ne jamais envoyer automatiquement. Le brouillon soumis à validation change tout, en acceptation comme en qualité.

Synchronisation entre outils

Déclencheur : création ou modification d'une fiche dans le CRM, l'ERP ou le tableur de référence.

Traitement : propagation vers les autres systèmes, avec règles de priorité en cas de conflit.

Pourquoi ça marche : la double saisie est la plainte numéro un des équipes administratives, et c'est le cas le plus simple à chiffrer.

Génération de devis

Déclencheur : demande entrante structurée, ou saisie rapide par un commercial.

Traitement : calcul à partir des tarifs fournisseurs à jour, application des coefficients et des marges, génération du document.

Point d'attention : les tarifs doivent être maintenus quelque part de fiable. L'automatisation ne répare pas un référentiel produit défaillant, elle en amplifie les erreurs.

Comptes rendus terrain

Déclencheur : note vocale du technicien ou du commercial après intervention.

Traitement : transcription, structuration selon le format attendu, écriture dans le CRM, création des relances et des rendez-vous.

Pourquoi ça marche : c'est du temps rendu à des gens qui détestent la saisie, donc l'adoption est immédiate.

Ce qu'il ne faut pas tenter d'emblée

L'automatisation de bout en bout d'une boîte mail entière sans validation. Le remplacement d'un processus que personne n'a documenté — vous automatiserez le désordre. Et tout cas où la donnée d'entrée est un PDF non structuré et hétérogène : c'est faisable, mais c'est un projet, pas un workflow.